Contas a receber representa um dos pilares mais críticos da saúde financeira e da sustentabilidade operacional de qualquer empresa, especialmente no setor supermercadista, onde o volume de transações e a diversidade de meios de pagamento são gigantescos.
Assim, para gestores e donos de supermercados, ter um domínio absoluto sobre o fluxo de entradas futuras é um requisito estratégico que garante a previsibilidade de caixa, a capacidade de honrar compromissos e a segurança para realizar novos investimentos.
No entanto, a complexidade de gerenciar recebíveis de cartões, convênios, vendas a prazo ou boletos pode facilmente gerar gargalos operacionais e, consequentemente, prejuízos financeiros silenciosos.
Nesse sentido, é fundamental entender o conceito, aprimorar os processos internos e buscar soluções tecnológicas que transformem essa gestão de um desafio burocrático em um centro de eficiência.
Siga a leitura para aprofundar-se no tema e descobrir como as melhores práticas e a tecnologia, como a solução RP Banking da RP Info, podem melhorar a gestão de seus recebíveis.
Contas a receber (CR) é o montante de dinheiro que uma empresa tem o direito legal de receber de seus clientes ou de terceiros em troca de bens ou serviços já entregues.
Em outras palavras, refere-se a todo o valor que ainda vai entrar no caixa da organização, oriundo de vendas já realizadas, mas que foram efetuadas a prazo. Esse conceito, embora pareça básico, é o alicerce sobre o qual se constrói a análise de liquidez e solvência do negócio.
No contexto de um supermercado, as fontes de contas a receber são variadas e complexas.
Por exemplo, quando um cliente paga uma compra utilizando um cartão de crédito ou débito, o valor não é creditado na conta do supermercado instantaneamente; ele se torna um "recebível" a ser liquidado pela operadora do cartão (adquirente) em D+1, D+30 ou conforme a negociação.
Dessa maneira, o montante de recebíveis é composto não apenas por vendas diretas a prazo (como as realizadas via crediário próprio ou convênios com empresas), mas também pela grande maioria das transações eletrônicas, que são a norma no varejo atual.
Uma gestão atenta ao CR garante que a transição desses valores da "venda no PDV" para o "dinheiro no caixa" ocorra sem perdas e no prazo correto.
Muitos gestores focam intensamente nas vendas (faturamento) e nas despesas (contas a pagar), mas subestimam a etapa intermediária, que é a conversão da venda em capital de giro.
Isso porque a falta de controle sobre os recebíveis pode gerar impactos severos e, muitas vezes, invisíveis na operação diária.
Por isso, separamos alguns pontos de destaque. Veja:
O processo de contas a receber é um ciclo contínuo que começa na efetivação da venda e só termina com a liquidação do valor na conta bancária e sua conciliação no sistema de gestão (ERP).
Para o gestor de supermercado, entender a profundidade de cada etapa é fundamental para identificar pontos de melhoria e automação. Além disso, a precisão nesse ciclo garante que não haja discrepâncias entre o que foi vendido e o que foi, de fato, recebido.
Assim, temos:
Este é o ponto de partida, onde o valor da venda é registrado no sistema como um recebível futuro, detalhando a data de vencimento e a fonte (cartão, boleto, convênio).
A precisão é crucial: o registro deve espelhar o valor líquido a ser recebido, descontando automaticamente taxas de cartões ou impostos.
Envolve o monitoramento contínuo dos vencimentos. O sistema deve alertar sobre datas-chave e garantir que os recebíveis de cartões sejam creditados no prazo prometido pelas adquirentes.
A conferência diária da agenda de recebimentos é vital para confirmar a entrada dos valores esperados.
Para os recebíveis originados de convênios ou crediário próprio, a inadimplência é um risco.
Esta etapa exige a aplicação de uma régua de cobrança estruturada e a identificação rápida dos títulos vencidos para iniciar as ações de recuperação.
É a comparação minuciosa entre os registros de recebíveis do sistema de gestão e os extratos bancários reais.
Em outras palavras, a conciliação garante que o valor esperado seja idêntico ao valor creditado. É aqui que se identificam falhas de repasse das operadoras ou cobranças indevidas de taxas.
A partir dos dados acompanhados e conciliados, projeta-se o fluxo de caixa futuro.
Essa projeção é usada para planejar pagamentos, avaliar a necessidade de capital de giro e tomar decisões financeiras estratégicas.
Ajustes, correções e otimizações:
Com base na conciliação, eventuais diferenças (erros de taxa, falta de repasse) são corrigidas.
A análise periódica do processo permite otimizar a régua de cobrança ou renegociar taxas de meios de pagamento para melhorar a margem de lucro.
Para um supermercado, as fontes de recebimento são muitas vezes dispersas, abrangendo vendas em dinheiro, vendas via diversas bandeiras de cartão, convênios com empresas, vouchers de alimentação e até mesmo vendas por aplicativos de terceiros.
Dessa maneira, mapear e centralizar o controle dessas fontes é o primeiro passo para garantir a saúde do fluxo de caixa e evitar surpresas negativas.
A gestão deve ir além do simples registro de vendas, focando na rastreabilidade e na segurança da informação.
Para facilitar esse mapeamento, preparamos algumas dicas essenciais. Confira:
Classifique todas as fontes de entrada de receita: cartões de débito/crédito (por bandeira e adquirente), boletos, vouchers, convênios e plataformas de delivery.
Para cada fonte, documente os prazos de liquidação (D+1, D+30, etc.) e as taxas de serviço negociadas.
Use o ERP como o centro nervoso da gestão de recebíveis. Todas as vendas, independentemente do meio, devem gerar um registro de recebível no sistema.
A conciliação manual de vendas de cartão é demorada e propensa a falhas. Implemente ferramentas que se comuniquem com as adquirentes e comparem automaticamente os valores vendidos, as taxas aplicadas e os depósitos bancários.
Para convênios ou vendas faturadas, o controle de vencimento deve ser rigoroso. Utilize alertas automáticos para iniciar a cobrança antes ou no dia do vencimento, reduzindo o risco de atraso.
Embora a maior parte das vendas de supermercados ocorra via meios eletrônicos com baixo risco de inadimplência (débito/crédito), as operações de crediário próprio, convênios e boletos faturados ainda representam uma parcela importante e, frequentemente, um ponto de dor.
A gestão de cobrança nesses casos deve ser profissional e respeitosa, focando na recuperação do crédito sem comprometer o relacionamento com o cliente ou a empresa conveniada. Além disso, uma boa régua de cobrança é a melhor defesa contra a perda de capital.
Assim, ter estas ações implementadas podem fazer a diferença:
Superar os desafios da descentralização da gestão financeira, que exige múltiplos acessos a diferentes plataformas bancárias e envolve a insegurança do compartilhamento de senhas, demanda uma solução de integração robusta.
O RP Banking, uma nova solução da RP Info, foi desenvolvido para atender exatamente a essa demanda, permitindo o gerenciamento centralizado de contas bancárias e facilitando a gestão de recebíveis do supermercado.
Isso porque a ferramenta conecta o sistema de controle financeiro diretamente aos principais bancos, otimizando todo o ciclo financeiro.
Após o login na plataforma, os usuários podem realizar diversas operações, como a emissão de extratos bancários, de forma intuitiva e segura, sem a necessidade de compartilhar informações sensíveis. O sistema centraliza o controle das contas.
Em outras palavras, o RP Banking transforma o controle de contas a receber em um processo ágil e seguro, eliminando a dispersão de dados e fornecendo uma ferramenta robusta para departamentos administrativos, gerenciais e financeiros, resultando em maior eficiência operacional.
A gestão de contas a receber é a garantia de que o esforço comercial e operacional do supermercado se converterá em lucro efetivo.
Ao adotar as melhores práticas, os gestores blindam o fluxo de caixa contra perdas e ganham a previsibilidade necessária para o crescimento.
Nesse sentido, o RP Banking se posiciona como o parceiro ideal nessa jornada, centralizando a complexa relação com múltiplas instituições financeiras e simplificando a gestão de recebíveis.
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